Gestión de datos

La sección Datos se usa para gestionar las estructuras financieras y los datos de empresa después del onboarding.

Separa la estructura financiera compartida de los datos específicos de empresa para garantizar coherencia entre entidades.

Se divide en:

• Datos de organización — diseño compartido de estados financieros, matriz de Departamentos, tipos FX, ajustes de asientos contables
• Datos de empresa — cargas, mapeos y valores financieros por entidad

Datos de organización

Los cambios aquí afectan a todas las empresas de la organización.

Diseño de estados financieros (FSD)

Qué haces

• Mantener el diseño compartido de estados financieros
• Garantizar Totales, Subtotales, posiciones Nivel 1 y Nivel 2 coherentes entre entidades

Borradores, impacto y publicación

• Todos los cambios se guardan como borradores
• Puedes revisar el impacto de los cambios de diseño sobre los financieros antes de publicar
• Pulsa Confirmar para aplicar los cambios en toda la organización

Traducciones

• Las posiciones se almacenan en el idioma definido en los ajustes del usuario
• Las posiciones por defecto se traducen automáticamente
• Las posiciones personalizadas todavía no traducidas se marcan con 🌍︎
• Para traducir posiciones personalizadas, cambia el idioma y ajusta el diseño de estados financieros

Departamentos

Con el complemento Departamentos activo, la tarjeta Departamentos en Datos de organización expone la matriz de departamentos de la organización: las filas son departamentos de la organización, las columnas son empresas y las celdas contienen las etiquetas de centros de coste en bruto que se enrutan a cada departamento de la organización. Usa esta tarjeta para mantener el layout de departamentos entre empresas que dirige cada vista con ámbito de departamento en Finanzas y Planificación.

Tipos FX

Cuando tu organización usa más de una divisa, una página Tipos FX lista los tipos de referencia mensuales del BCE para cada divisa en uso. La vista es solo lectura:

• Los tipos los empuja el backend al cierre de cada mes — no hay refresco manual.
• La lista de divisas se autoderiva de las divisas realmente en uso; no hay añadir / quitar.
• Se rastrean dos tipos en paralelo: un tipo medio (para la traducción de PyG) y un tipo de cierre (para la traducción del Balance).
• El último mes está resaltado; un badge de sincronización indica cuándo se refrescó la tabla por última vez.

Asientos contables

Cuando tus empresas suben asientos contables en lugar de un balance de comprobación, la tarjeta Asientos contables en Datos de organización reúne los ajustes que los rigen. La tarjeta solo la ven los administradores.

Comprobaciones automáticas

Las comprobaciones se ejecutan tras cada carga y marcan los asientos que parecen errores de registro. Las marcas nunca alteran los datos, y quien puede ver un asiento ve también sus marcas. Un interruptor principal desactiva el marcado para todas las sociedades de la organización; volver a activarlo es inmediato, porque las comprobaciones no se vuelven a ejecutar.

Las comprobaciones cubren posibles duplicados, apuntes de importe inusual, un número inusual de apuntes, una contraparte que imputa una cuenta que nunca ha usado, un importe recurrente que cambió o falta, totales de cuenta fuera de su propio histórico, desplazamientos de coma y cifras transpuestas, y nombres de contraparte que se normalizan a la misma identidad. Un umbral de récord define cuánto debe superar un apunte su máximo anterior antes de que las comprobaciones basadas en récords lo señalen — súbelo si generan demasiado ruido.

Qué busca cada comprobación se explica en Comprobaciones automáticas.

Posiciones confidenciales

Oculta los asientos de las posiciones y cuentas que elijas. Los totales de los estados siguen siendo visibles para todos; solo se ocultan los apuntes subyacentes, y los administradores siempre lo ven todo.

• Las posiciones se aplican a todas las empresas de la organización
• Las cuentas se eligen por empresa, porque los números de cuenta difieren entre empresas
• Marcar una cuenta impide también abrir los asientos de toda su posición; las demás cuentas de esa posición siguen siendo accesibles

Cómo lo percibe alguien sin acceso se explica en Posiciones confidenciales.

Asignaciones de columnas de asientos

Una asignación por diseño de exportación, compartida entre todas las empresas de la organización. Cuando llega una carga con un diseño que statycs aún no conoce, asignas sus columnas una vez y a partir de ahí se reutiliza.

• Cambiar una asignación cambia lo que importa cada empresa de la organización
• El cambio solo afecta a cargas posteriores — los asientos ya importados conservan las columnas con las que se leyeron
• Las asignaciones que vienen con statycs son de solo lectura; sube tu propia exportación para crear una que puedas modificar

Datos de empresa

Datos de empresa afecta solo a la empresa seleccionada.

Ofrece una visión centralizada de todas las empresas y el estado de sus datos.

Visión general de empresa

Por cada empresa puedes ver:

• Última sincronización — cuándo se actualizaron los datos financieros por última vez
• Rango temporal subido — qué períodos están disponibles
• Estado de mapeo — si existen cuentas no mapeadas

⚠️ Un indicador de aviso resalta las empresas con cuentas no mapeadas.

Desde esta visión, puedes ejecutar tres acciones principales.

Subir datos

• Sube o sincroniza balances de comprobación o asientos contables en cualquier momento
• Las nuevas subidas sobrescriben los valores financieros existentes
• El proceso de subida es idéntico al del onboarding
• Se irán añadiendo formatos de entrada e integraciones de forma continua

La visión general de empresa indica la fuente de cada empresa, así ves de un vistazo cuáles trabajan con una carga manual de asientos y cuáles con un balance de comprobación.

Cambiar la fuente de una empresa

Una empresa trabaja con una sola fuente a la vez. Subir la otra la sustituye, y las cifras derivadas se van con ella:

• Sustituir un balance de comprobación por asientos contables elimina el balance subido y sus reales
• Sustituir asientos contables por un balance de comprobación elimina los asientos importados y los reales derivados de ellos

Antes de escribir nada se te indica cuál de las dos fuentes vas a sustituir y qué se eliminará.

Específico de las cargas de asientos

• Una exportación del libro mayor se comprueba primero, y se te muestra qué va a sustituir antes de escribir nada
• Una importación abarca ejercicios completos: reimportar un ejercicio sustituye todo lo ya importado para él
• Un archivo que no coincide con ningún diseño conocido no puede encaminarse hasta que asignes sus columnas; si un archivo coincide con más de una asignación, no puede encaminarse hasta que acotes la elección a una

Revisión antes de confirmar

• Verás el impacto de los datos sobrescritos antes de confirmar

Mapeo

• Abre Mapeo para editar los mapeos de cuentas en modo borrador
• Misma funcionalidad que durante el onboarding
• Las cuentas de subidas nuevas se colocan siempre bajo Sin categorizar
• Los usuarios deben revisar y mapear explícitamente las cuentas nuevas
• Usa los filtros ⚠️ para localizar rápido las cuentas no mapeadas
• Confirma o revierte los cambios para publicarlos en vivo

Con el complemento Departamentos activo, la misma pantalla de mapeo expone el popover Departamentos junto a cada cuenta de PyG para que adjuntes ajustes por departamento donde el placement por defecto no encaje.

Eliminar datos

• Usa Eliminar datos para eliminar valores financieros desde el último mes subido en adelante
• Diseñado para correcciones y resubidas

Revisión antes de confirmar

• Verás el impacto de los datos eliminados antes de confirmar

Por qué importa

• Visibilidad clara sobre la salud de los datos en todas las empresas
• Transparencia total antes de confirmar acciones irreversibles
• Control completo sobre cargas, mapeos y valores financieros por entidad

Relacionado

• Onboarding — el flujo de primer uso que termina en Gestión de datos
• Departamentos — la matriz y los ajustes por cuenta
• Notificaciones — los avisos de cuentas no mapeadas aparecen aquí
• Asientos contables — los apuntes detrás de las cifras, para empresas con carga de asientos