Datenverwaltung

Der Bereich Daten dient dazu, Finanzstrukturen und Gesellschaftsdaten nach dem Onboarding zu verwalten.

Er trennt die geteilte Finanzstruktur von den gesellschaftsspezifischen Daten, um Konsistenz über Entitäten hinweg zu sichern.

Er gliedert sich in:

• Organisationsdaten — geteiltes Berichtsdesign, Abteilungen-Matrix, FX-Kurse, Einstellungen zu Buchungssätzen
• Gesellschaftsdaten — Uploads, Mappings und Finanzwerte je Entität

Organisationsdaten

Hier vorgenommene Änderungen betreffen alle Gesellschaften der Organisation.

Berichtsdesign (FSD)

Was du tust

• Das geteilte Berichtsdesign pflegen
• Konsistente Gesamtsummen, Zwischensummen, Level-1- und Level-2-Positionen über Entitäten hinweg sichern

Entwürfe, Auswirkung & Veröffentlichen

• Alle Änderungen werden als Entwurf gespeichert
• Du kannst die Auswirkung von Designänderungen auf die Finanzen prüfen, bevor du veröffentlichst
• Klicke Bestätigen, um die Änderungen organisationsweit anzuwenden

Übersetzungen

• Positionen werden in der in den Benutzereinstellungen definierten Sprache gespeichert
• Standard-Positionen werden automatisch übersetzt
• Noch nicht übersetzte eigene Positionen sind mit 🌍︎ markiert
• Um eigene Positionen zu übersetzen, wechsle die Sprache und passe das Berichtsdesign an

Abteilungen

Ist das Abteilungen-Add-on aktiviert, legt die Karte Abteilungen auf den Organisationsdaten die Org-Abteilungs-Matrix offen: Zeilen sind Org-Abteilungen, Spalten sind Gesellschaften, Zellen halten die Roh-Kostenstellen-Chips, die in jede Org-Abteilung geleitet werden. Nutze diese Karte, um das gesellschaftsübergreifende Abteilungs-Layout zu pflegen, das jede abteilungsbezogene Sicht in Finanzen und Planung antreibt.

FX-Kurse

Nutzt deine Organisation mehr als eine Währung, listet eine Seite FX-Kurse die monatlichen EZB-Referenzkurse für jede in Gebrauch befindliche Währung. Die Sicht ist schreibgeschützt:

• Kurse werden vom Backend zu jedem Monatsende eingespielt — es gibt keine manuelle Aktualisierung.
• Die Währungsliste wird automatisch aus den tatsächlich verwendeten Währungen abgeleitet; es gibt kein Hinzufügen / Entfernen.
• Zwei parallele Kurstypen werden geführt: ein Durchschnittskurs (für die GuV-Umrechnung) und ein Schlusskurs (für die Bilanz-Umrechnung).
• Der jüngste Monat ist hervorgehoben; ein Synchronisiert-am-Abzeichen sagt dir, wann die Tabelle zuletzt aktualisiert wurde.

Buchungssätze

Laden deine Gesellschaften Buchungssätze statt einer Saldenliste hoch, bündelt die Karte Buchungssätze in den Organisationsdaten die zugehörigen Einstellungen. Die Karte sehen nur Administratoren.

Automatische Prüfungen

Die Prüfungen laufen nach jedem Upload und markieren Buchungen, die nach Buchungsfehlern aussehen. Markierungen verändern die Daten nie, und wer eine Buchung sehen darf, sieht auch ihre Markierungen. Ein Hauptschalter deaktiviert die Markierung für alle Gesellschaften der Organisation; das Wiedereinschalten wirkt sofort, weil die Prüfungen dabei nicht neu laufen.

Geprüft werden mögliche Dubletten, ungewöhnlich hohe Buchungen, ungewöhnlich viele Buchungen, ein Geschäftspartner auf einem Konto, das er noch nie bebucht hat, ein wiederkehrender Betrag, der sich geändert hat oder ausbleibt, Kontosummen außerhalb ihrer eigenen Historie, Kommaverschiebungen und Zahlendreher sowie Geschäftspartnernamen, die normalisiert dieselbe Identität ergeben. Eine Schwelle für Rekorde steuert, wie weit eine Buchung über ihren bisherigen Höchstwert hinausgehen muss, bevor die rekordbasierten Prüfungen anschlagen — erhöhe sie, wenn es zu viele Treffer werden.

Was jede Prüfung sucht, steht unter Automatische Prüfungen.

Vertrauliche Positionen

Blende Buchungen für ausgewählte Positionen und Konten aus. Die Summen in den Berichten bleiben für alle sichtbar; verborgen sind nur die Buchungen dahinter. Administratoren sehen immer alles.

• Positionen gelten für alle Gesellschaften der Organisation
• Konten werden je Gesellschaft gewählt, weil sich die Kontonummern zwischen Gesellschaften unterscheiden
• Markierst du ein Konto, lässt sich auch seine gesamte Position nicht mehr in die Buchungen öffnen; die übrigen Konten dieser Position bleiben weiterhin zugänglich

Wie sich das für jemanden ohne Berechtigung anfühlt, steht unter Vertrauliche Positionen.

Spaltenzuordnungen für Buchungszeilen

Eine Zuordnung je Export-Layout, geteilt über alle Gesellschaften der Organisation. Kommt ein Upload in einem Layout an, das statycs noch nicht kennt, ordnest du dessen Spalten einmalig zu — danach wird die Zuordnung wiederverwendet.

• Änderst du eine Zuordnung, änderst du, was jede Gesellschaft der Organisation importiert
• Änderungen wirken nur auf spätere Uploads — bereits importierte Buchungen behalten die Spalten, mit denen sie gelesen wurden
• Mit statycs ausgelieferte Zuordnungen sind schreibgeschützt; lade deinen eigenen Export hoch, um eine änderbare Zuordnung anzulegen

Gesellschaftsdaten

Gesellschaftsdaten betreffen nur die gewählte Gesellschaft.

Sie bieten einen zentralen Überblick über alle Gesellschaften und ihren Datenstatus.

Gesellschafts-Überblick

Für jede Gesellschaft siehst du:

• Letzte Synchronisation — wann die Finanzdaten zuletzt aktualisiert wurden
• Hochgeladener Zeitraum — welche Perioden verfügbar sind
• Mapping-Status — ob nicht zugeordnete Konten existieren

⚠️ Ein Warnindikator hebt Gesellschaften mit nicht zugeordneten Konten hervor.

Aus diesem Überblick heraus kannst du drei Kernaktionen ausführen.

Daten hochladen

• Saldenlisten oder Buchungssätze jederzeit hochladen oder synchronisieren
• Neue Uploads überschreiben bestehende Finanzwerte
• Der Upload-Prozess ist identisch mit dem Onboarding
• Weitere Eingabeformate und Integrationen werden laufend ergänzt

Im Gesellschafts-Überblick steht zu jeder Entität ihre Quelle, sodass du auf einen Blick siehst, welche Gesellschaften auf einem manuellen Buchungsimport laufen und welche auf einer Saldenliste.

Eine Gesellschaft zwischen den Quellen wechseln

Eine Gesellschaft läuft immer auf genau einer Quelle. Lädst du die andere hoch, ersetzt sie die bisherige — und die daraus abgeleiteten Zahlen gehen mit:

• Ersetzt du eine Saldenliste durch Buchungssätze, werden die hochgeladene Saldenliste und ihre Ist-Zahlen gelöscht
• Ersetzt du Buchungssätze durch eine Saldenliste, werden die importierten Buchungssätze und die daraus abgeleiteten Ist-Zahlen gelöscht

Bevor etwas geschrieben wird, siehst du, welche der beiden Quellen du ersetzt und was dabei entfernt wird.

Speziell für Buchungsimporte

• Ein Hauptbuch-Export wird zuerst geprüft, und dir wird gezeigt, was er ersetzt, bevor etwas geschrieben wird
• Ein Import umfasst ganze Geschäftsjahre: Importierst du ein Jahr erneut, ersetzt das alles, was für dieses Jahr bereits importiert wurde
• Eine Datei ohne bekanntes Layout lässt sich erst zuordnen, wenn du ihre Spalten zugeordnet hast; passt mehr als eine Zuordnung, lässt sie sich erst zuordnen, wenn du die Auswahl auf eine eingrenzt

Prüfen vor dem Bestätigen

• Du siehst die Auswirkung der überschriebenen Daten vor der Bestätigung

Mapping

• Öffne Mapping, um Konten-Mappings im Entwurfs-Modus zu bearbeiten
• Gleiche Funktionalität wie beim Onboarding
• Konten aus neuen Uploads werden immer unter Nicht kategorisiert abgelegt
• Nutzer müssen neue Konten ausdrücklich prüfen und zuordnen
• Nutze ⚠️-Filter, um nicht zugeordnete Konten schnell zu finden
• Bestätige oder verwerfe Änderungen, um sie live zu schalten

Ist das Abteilungen-Add-on aktiviert, legt derselbe Mapping-Bildschirm das Popover Abteilungen neben jedem GuV-Konto offen, sodass du Übersteuerungen je Abteilung anhängen kannst, wo die Standard-Zuordnung nicht passt.

Daten löschen

• Nutze Daten löschen, um Finanzwerte ab dem zuletzt hochgeladenen Monat zu entfernen
• Für Korrekturen und Re-Uploads gedacht

Prüfen vor dem Bestätigen

• Du siehst die Auswirkung der gelöschten Daten vor der Bestätigung

Warum es wichtig ist

• Klare Sicht auf die Datengesundheit über alle Gesellschaften
• Volle Transparenz vor dem Auslösen irreversibler Aktionen
• Volle Kontrolle über Uploads, Mappings und Finanzwerte je Entität

Verwandte Themen

• Onboarding — der Erstlauf-Ablauf, der in der Datenverwaltung endet
• Abteilungen — die Matrix und Übersteuerungen je Konto
• Benachrichtigungen — Hinweise auf nicht zugeordnete Konten erscheinen hier
• Buchungssätze — die Buchungen hinter den Zahlen, für Gesellschaften mit Buchungsimport