Vertrauliche Positionen

Wofür vertrauliche Positionen da sind

Wer das Journal öffnet, öffnet alles, was darin steht. Personalkosten sind der offensichtliche Fall: Die Summe gehört in die GuV und darf jeder sehen, die einzelnen Gehaltszeilen dahinter gehören nicht auf einen Bildschirm, den jemand in einer Besprechung teilt.

Vertrauliche Positionen ziehen genau hier die Grenze. Du kennzeichnest die Positionen und Konten, deren Details verschlossen bleiben sollen, und für jeden, der kein Admin ist, gilt:

der Drill-down aus einer Finanzen-Zelle wird verweigert,
diese Buchungen fehlen im Buchungen-Tab,
eine Zeile, die eine davon tragen würde, erscheint als Gesperrt und lässt sich weder markieren noch kommentieren,
und ein Export, der sie berühren würde, wird verweigert.

Die Summen ändern sich nicht. Jede Zahl in GuV, Bilanz und Kapitalfluss bleibt für jeden exakt so, wie sie war. Nur die Buchungen darunter sind verborgen, und Admins sehen immer alles.

Die Richtlinie wird vom Server durchgesetzt: Für Nicht-Admins fehlen diese Buchungen in jedem Lesezugriff auf das Journal, statt geholt und dann auf dem Bildschirm verborgen zu werden. Die Ablehnungen in der App sind die Oberfläche, die dem Server zustimmt — sie sind nicht der ganze Schutz.

Das ist trotzdem keine Zugriffskontrolle

Es hält Gehälter von einem geteilten Bildschirm fern. Es ist kein Berechtigungsmodell und kein Ersatz dafür — wer die Daten überhaupt nicht haben soll, braucht eine Rolle, die sie nicht gewährt, und keine als vertraulich gekennzeichnete Position. Nutze es für Diskretion, nicht für Compliance.

Daten → Buchungssätze → Vertrauliche Positionen — die Funktion eingeschaltet, die Chips der ausgewählten Positionen und darunter die Kontenauswahl je Unternehmen

Wo du das einstellst

Daten → Buchungssätze → Vertrauliche Positionen, die zweite Karte auf dieser Seite. Nur für Admins — sowohl zum Lesen als auch zum Schreiben.

Die Funktion ist standardmäßig aus. Nichts wird verborgen, bis du sie einschaltest.

Nichts wird geschrieben, während du klickst. Die Leiste Änderungen bestätigen dieser Seite wendet diese Karte und die Automatischen Prüfungen gemeinsam an — eine halb getroffene Auswahl wird so nie zur Richtlinie.

Zwei Stufen, und warum sie unterschiedlich aussehen

Stufe	Geltungsbereich	Warum
Positionen	Die gesamte Organisation	Positionen stammen aus deiner Berichtsstruktur, die organisationsweit gilt — du wählst sie also einmal
Konten	Je Unternehmen	Eine Kontonummer ist eine Nummer aus dem Kontenplan — `6010` sind im einen Unternehmen Gehälter und im nächsten Porto —, deshalb trägt diese Hälfte einen Unternehmens-Selektor

Positionen

Wähle Level-2-Positionen aus deiner Berichtsstruktur. Eine Position zu kennzeichnen verschließt die Buchungen hinter jedem Konto darunter.

Wenn du die Funktion zum ersten Mal einschaltest, setzt statycs bei allen Positionen, deren Namen nach Personalkosten klingen, vorab ein Häkchen. Das ist eine Hilfestellung, keine Garantie — es gibt keine allgemeingültige Kennung für eine Personalkosten-Position, es bleibt also eine Vermutung aus den Kennungen deiner eigenen Berichtsstruktur. Die daraus ermittelte Liste steht genau deshalb neben dem Schalter, damit du sie prüfen kannst, bevor sich jemand darauf verlässt.

Konten

Wähle jeweils ein Unternehmen und dann Kontonummern aus dessen Kontenplan. Zwei Dinge sind dabei wissenswert:

Ein Konto zu kennzeichnen verhindert auch, dass sich seine gesamte Position öffnen lässt. Andere Konten dieser Position lassen sich weiterhin einzeln öffnen.
Konten werden je Unternehmen gewählt; eine Gruppe mit überall demselben Kontenplan muss die Auswahl also trotzdem einmal je Unternehmen treffen.

Wenn sich die Berichtsstruktur ändert

Positionen werden über ihre Kennung in der Berichtsstruktur gespeichert. Wird eine gekennzeichnete Position später entfernt oder umgebaut, sagt die Karte das — „N ausgewählte Positionen gibt es in Ihrer Berichtsstruktur nicht mehr. Ihre Buchungen sind wieder sichtbar.“

Auf diese Meldung musst du reagieren. Sie bedeutet, dass Details, die du verschlossen hattest, wieder offen sind und die Auswahl in der neuen Struktur neu getroffen werden muss.