Gestione dei dati

La sezione Dati serve a gestire le strutture finanziarie e i dati delle società dopo l’onboarding.

Separa la struttura finanziaria condivisa dai dati specifici della società per garantire coerenza tra le entità.

È divisa in:

• Dati dell’organizzazione — progettazione condivisa del bilancio, matrice Reparti, tassi di cambio, impostazioni delle scritture contabili
• Dati della società — caricamenti, mappature e valori finanziari per entità

Dati dell’organizzazione

Le modifiche apportate qui interessano tutte le società dell’organizzazione.

Progettazione del bilancio (FSD)

Cosa fai

• Mantieni la progettazione condivisa del bilancio
• Garantisci Totali, Subtotali, posizioni di Livello 1 e Livello 2 coerenti tra le entità

Bozze, impatto e pubblicazione

• Tutte le modifiche vengono salvate come bozze
• Puoi rivedere l’impatto delle modifiche di progettazione sul bilancio prima di pubblicare
• Clicca Conferma per applicare le modifiche all’intera organizzazione

Traduzioni

• Le posizioni sono memorizzate nella lingua definita nelle impostazioni utente
• Le posizioni di default vengono tradotte automaticamente
• Le posizioni personalizzate non ancora tradotte sono contrassegnate con 🌍︎
• Per tradurre le posizioni personalizzate, cambia la lingua e modifica la progettazione del bilancio

Reparti

Con l’add-on Reparti attivo, la card Reparti in Dati dell’organizzazione espone la matrice dei reparti dell’organizzazione: le righe sono i reparti dell’organizzazione, le colonne sono le società, le celle contengono i chip dei centri di costo grezzi che si instradano in ciascun reparto dell’organizzazione. Usa questa card per mantenere il layout dei reparti cross-società che guida ogni vista per reparto in Finanza e Pianificazione.

Tassi di cambio

Quando la tua organizzazione usa più di una valuta, una pagina Tassi di cambio elenca i tassi di riferimento mensili della BCE per ogni valuta in uso. La vista è in sola lettura:

• I tassi vengono pubblicati dal backend a ogni fine mese — non c’è un aggiornamento manuale.
• La lista delle valute è derivata automaticamente da quelle effettivamente in uso; non è possibile aggiungerne o rimuoverne.
• Vengono tracciati due tipi di tasso paralleli: un tasso medio (per la conversione del conto economico) e un tasso di chiusura (per la conversione dello stato patrimoniale).
• L’ultimo mese è evidenziato; un badge di sincronizzazione indica quando la tabella è stata aggiornata l’ultima volta.

Scritture contabili

Quando le tue società caricano scritture contabili anziché un bilancio di verifica, la card Registrazioni contabili nei Dati dell’organizzazione raccoglie le impostazioni che le governano. La scheda è visibile solo agli amministratori.

Controlli automatici

I controlli vengono eseguiti dopo ogni caricamento e segnalano le scritture che sembrano errori di registrazione. Le segnalazioni non modificano mai i dati, e chi può vedere una scrittura ne vede anche le segnalazioni. Un interruttore principale disattiva la segnalazione per tutte le società dell’organizzazione; riattivarlo è immediato, perché i controlli non vengono rieseguiti.

I controlli coprono possibili duplicati, registrazioni di importo insolito, un numero insolito di registrazioni, una controparte che imputa un conto mai usato prima, un importo ricorrente cambiato o mancante, totali di conto fuori dalla propria storia, spostamenti di virgola e cifre invertite, e nomi di controparte che si normalizzano sulla stessa identità. Una soglia di record stabilisce di quanto una registrazione debba superare il proprio massimo precedente prima che i controlli basati sui record la segnalino — alzala se diventano troppo rumorosi.

Che cosa cerca ciascun controllo è descritto in Controlli automatici.

Posizioni riservate

Nascondi le scritture delle posizioni e dei conti che scegli. I totali nei prospetti restano visibili a tutti; sono nascoste solo le registrazioni sottostanti, e gli amministratori vedono sempre tutto.

• Le posizioni valgono per tutte le società dell’organizzazione
• I conti si scelgono per società, perché i codici conto differiscono da società a società
• Contrassegnando un conto si impedisce anche di aprire le scritture dell’intera posizione; gli altri conti di quella posizione restano accessibili

Come appare a chi non ha accesso è descritto in Posizioni riservate.

Mappature colonne delle scritture

Una mappatura per ciascun tracciato di export, condivisa da tutte le società dell’organizzazione. Quando arriva un caricamento in un tracciato che statycs non conosce ancora, ne associ le colonne una volta sola e da lì in poi la mappatura viene riutilizzata.

• Modificare una mappatura cambia ciò che importa ogni società dell’organizzazione
• La modifica vale solo per i caricamenti successivi — le scritture già importate mantengono le colonne con cui sono state lette
• Le mappature incluse in statycs sono in sola lettura; carica un tuo export per crearne una modificabile

Dati della società

I Dati della società interessano solo la società selezionata.

Fornisce una panoramica centralizzata di tutte le società e dello stato dei loro dati.

Panoramica delle società

Per ogni società puoi vedere:

• Ultima sincronizzazione — quando i dati finanziari sono stati aggiornati l’ultima volta
• Intervallo caricato — quali periodi sono disponibili
• Stato della mappatura — se esistono conti non mappati

⚠️ Un indicatore di avviso evidenzia le società con conti non mappati.

Da questa panoramica puoi eseguire tre azioni principali.

Carica dati

• Carica o sincronizza bilanci di verifica oppure scritture contabili in qualsiasi momento
• I nuovi caricamenti sovrascrivono i valori finanziari esistenti
• Il processo di caricamento è identico a quello dell’onboarding
• Verranno aggiunti continuamente altri formati di input e integrazioni

La panoramica delle società indica la fonte di ciascuna entità, così vedi a colpo d’occhio quali lavorano su un caricamento manuale di scritture e quali su un bilancio di verifica.

Cambiare fonte a una società

Una società lavora su una sola fonte per volta. Caricare l’altra la sostituisce, e i dati derivati la seguono:

• Sostituire un bilancio di verifica con scritture contabili elimina il bilancio caricato e i suoi consuntivi
• Sostituire scritture contabili con un bilancio di verifica elimina le scritture importate e i consuntivi che ne derivano

Prima che venga scritto qualcosa ti viene indicato quale delle due fonti stai per sostituire e che cosa verrà rimosso.

Specifico per i caricamenti di scritture

• Un export di contabilità generale viene prima verificato, e ti viene mostrato che cosa andrà a sostituire prima che venga scritto qualcosa
• Un import riguarda esercizi interi: reimportare un esercizio sostituisce tutto ciò che è già stato importato per quell’esercizio
• Un file che non corrisponde a nessun tracciato noto non può essere instradato finché non ne associ le colonne; un file che corrisponde a più mappature non può essere instradato finché non restringi la scelta a una

Verifica prima di confermare

• Vedrai l’impatto dei dati sovrascritti prima di confermare

Mappatura

• Apri Mappatura per modificare le mappature dei conti in modalità bozza
• Stessa funzionalità dell’onboarding
• I conti dei nuovi caricamenti vengono sempre collocati sotto Non categorizzati
• Gli utenti devono rivedere e mappare esplicitamente i nuovi conti
• Usa i filtri ⚠️ per individuare rapidamente i conti non mappati
• Conferma o annulla le modifiche per pubblicarle in produzione

Con l’add-on Reparti attivo, la stessa schermata di mappatura espone il popover Reparti accanto a ciascun conto del Conto Economico, così puoi aggiungere override per reparto dove la collocazione di default non è corretta.

Elimina dati

• Usa Elimina dati per rimuovere i valori finanziari dall’ultimo mese caricato in poi
• Pensato per correzioni e nuovi caricamenti

Verifica prima di confermare

• Vedrai l’impatto dei dati eliminati prima di confermare

Perché è importante

• Visibilità chiara sullo stato di salute dei dati di tutte le società
• Piena trasparenza prima di eseguire azioni irreversibili
• Pieno controllo su caricamenti, mappature e valori finanziari per entità

Correlati

• Onboarding — il flusso al primo avvio che termina nella Gestione dei dati
• Reparti — la matrice e gli override per conto
• Notifiche — gli avvisi sui conti non mappati emergono qui
• Scritture contabili — le registrazioni dietro i numeri, per le società che caricano scritture